Raad van toezicht

Samenstelling

De raad van toezicht van De Zorgcirkel bestond op 31 december 2019 uit de volgende leden: 

Deskundigheid

Conform het Kader Goed Bestuur zijn kwaliteit, veiligheid en compliance binnen de raad van toezicht belegd bij deskundige leden; alle leden hebben een of meer aandachtsgebieden/ portefeuilles. De portefeuille ‘kwaliteit en veiligheid’ is belegd bij de heer Holtslag en bij de commissie kwaliteit en veiligheid van de raad van toezicht. Compliance en risicomanagement zijn belegd bij de raad van toezicht als geheel. Risicomanagement is ook een aandachtsgebied van de auditcommissie (financiën, inclusief vastgoed en ICT).

Zoals is vermeld in het Kader Goed Bestuur, weet de raad van toezicht wat in en om de organisatie speelt onder leidinggevenden, zorgverleners en cliënten. De raad van toezicht wordt ook uitgenodigd voor specifieke bijeenkomsten en ontvangt relevante nieuwsbrieven. Ook legt de raad van toezicht bijvoorbeeld werkbezoeken af aan de locaties. Zo heeft de raad van toezicht in het verslagjaar een werkbezoek afgelegd aan de regio Alkmaar en in de locatie Westerhout, na een presentatie van de regiodirecteur, op een afdeling meegelopen/-gewerkt met de zorgverleners.

Een afvaardiging van de raad van toezicht is in het verslagjaar twee keer bij het overleg van de raad van bestuur met de ondernemingsraad (OR) aangesloten en heeft een zogenoemd ‘benen op tafeloverleg’ met de OR gehad. Daarnaast heeft een afvaardiging van de raad van toezicht twee keer het overleg van de raad van bestuur met de centrale cliëntenraad (CCR) en de door de CCR georganiseerde ledendag voor cliëntenraden bijgewoond.

Zicht op de sturing

Zoals is bepaald in het Kader Goed Bestuur, heeft de raad van toezicht zicht op de sturing van de organisatie vanuit het primaire proces. De raad van toezicht beschikt over stuurinformatie, zoals kaderbrief, (meer)jaarplan, (meerjaren)begroting, jaarverslag, jaarrekening en financiële en beleidsmatige viermaandsrapportages. De raad van toezicht wordt ook geïnformeerd over bezoeken van de IGJ en eventuele calamiteiten. De raad van toezicht krijgt bij vastgoedontwikkelingen een uitgebreide business case voorgelegd. Voor de verantwoording over 2019 zijn beleidsmatige en financiële viermaandsrapportages opgesteld.

Toezichtvisie

Op basis van de Governancecode beschikt de raad van toezicht over een toezichtvisie: een visie op de wijze waarop de raad van toezicht het toezicht uitvoert. De visie is vertaald in een toezichtkader en een toetsingskader die onderdeel uitmaken van de toezichtvisie. De raad van toezicht heeft de visie in 2019 geëvalueerd en geactualiseerd. De toezichtvisie staat op de website van De Zorgcirkel (www.zorgcirkel.nl).

Vergaderingen en bijeenkomsten

De raad van toezicht heeft in het verslagjaar zes reguliere vergaderingen gehouden.
De auditcommissie is drie keer bijeengeweest en de commissie kwaliteit en veiligheid vier maal. Ook heeft de raad van toezicht in december de (jaarlijkse) zelfevaluatie gehouden om zijn eigen functioneren te evalueren. Gekozen is om de zelfevaluatie in 2019 zonder externe begeleiding te doen. Afgesproken is dat in 2020 de zelfevaluatie met externe begeleiding plaatsvindt.

Scholing en ontwikkeling

De raad van toezicht werkt permanent aan zijn eigen ontwikkeling als team en aan de ontwikkeling van de afzonderlijke leden. In het kader van de collectieve deskundigheidsbevordering heeft de raad van toezicht een themabijeenkomst bijgewoond over ‘Zorg thuis’. Zes medewerkers uit de verschillende regio’s hielden een presentatie: over FACT-VVT (flexibel assertive community treatment) Combihulp, VPT (volledig pakket thuis) en casemanagement.

Ook zijn tijdens de vergaderingen van de raad van toezicht enkele themapresentaties gehouden: over persoonsgericht werken (PGW) door de regiodirecteur Purmerend, over de ‘medewerkerreis’ door de manager HR (Human resources) a.i. en over zorgcontractering door de manager zorgverkoop.

Verder zijn de raden van toezicht van De Zorgcirkel en van Omring bijeengekomen in het kader van kennismaking en deskundigheidsbevordering. De raad van toezichtleden hebben uitgewisseld welke thema’s in hun portefeuille actueel zijn. Vervolgens heeft een externe spreker een presentatie gegeven over samenwerken en alliantiemanagement in de gezondheidszorg. Thema’s die daarbij aan bod kwamen, waren: wanneer en hoe werk je samen, welke vorm geef je aan de samenwerking en wat betekent samenwerken voor de rol van toezichthouder.

De raad van toezichtleden hebben tevens individuele scholing in het kader van hun toezichthoudende rol gevolgd:

Besluiten

De raad van toezicht heeft in 2019 de volgende besluiten genomen:

• Goedkeuring van het besluit tot vaststelling van het Strategisch plan innovatie, informatievoorziening & ICT
• Goedkeuring van het besluit tot vaststelling van het jaarverslag en de jaarrekening 2018 en verlening van décharge aan de raad van bestuur
• Goedkeuring van het besluit tot vaststelling van de kaderbrief 2020
• Goedkeuring van het besluit tot vaststelling van het (meer)jaarplan 2019 en 2020 en de begroting 2020
• Goedkeuring van het besluit tot verkoop van de Cirkeldis en uitbesteding van de maaltijden
• Goedkeuring van het besluit tot intensivering van de samenwerking tussen De Zorgcirkel en Omring, inclusief de bijbehorende raamovereenkomst
• Goedkeuring van het besluit tot vaststelling van de business case ‘locatie Westerhout, toekomstbestendig’
• Goedkeuring van het besluit tot overname van Stichting Respijtzorg Alkmaar
• Besluit tot vaststelling van de geactualiseerde toezichtvisie
• Besluit tot vaststelling van de indeling van De Zorgcirkel voor 2020 in klasse V, vaststelling van de vergoeding van de raad van toezichtvoorzitter van € 22.612,50, van de raad van toezichtleden van € 15.075 en vaststelling van de vergoeding van de raad van bestuurleden van € 201.000 (wettelijk bezoldigingsmaximum).

Besproken onderwerpen

Tijdens de vergaderingen van de raad van toezicht kwamen naast de hierboven genoemde onderwerpen onder andere de volgende thema’s aan de orde:

Innovatieagenda

• Wet zorg en dwang (Wzd)
• Inspectiebezoeken aan de regio’s Alkmaar, Egmond-Heiloo en Zaanstreek
• Kwaliteitsplan 2020/2021
• Kwalifestival
• Ontwikkeltraject locatie Triton
• Wijkverpleging
• Regioplatform Noord-Holland Noord
• Leiderschapsontwikkeling/management development (MD)
• Regiomanagement
• Organisatieontwikkeling
• Risicomanagement
• Vestia / locatie De Meermin
• Beleidsmatige en financiële viermaandsrapportages
• Accountantsverslag 2018
• Managementletter 2019
• Update meerjarenbegroting 2020-2024.

Honorering

Het is belangrijk dat de honorering van de leden van de raad van bestuur en de raad van toezicht voldoet aan de WNT (Wet normering topinkomens). Daarom heeft de raad van toezicht aandacht besteed aan de classificatie van De Zorgcirkel op basis van deze wet. Dat heeft geleid tot een onderbouwde classificatie, waarbij De Zorgcirkel voor 2019 is ingedeeld in WNT-klasse V.

Het bezoldigingsmaximum van de raad van toezicht is vastgesteld op 75% van het wettelijke bezoldigingsmaximum. Het wettelijke bezoldigingsmaximum voor leden van de raad van toezicht bedroeg 10% en voor de voorzitter van de raad van toezicht 15% van het bezoldigingsmaximum. De totale kosten voor de raad van toezicht waren in 2019 € 132.640,20 aan vergoedingen (honorering en onkosten) en € 23.020,20 aan BTW-afdracht (voor rekening van De Zorgcirkel).