Raad van bestuur

De tweehoofdige raad van bestuur voert zijn taak uit als collegiaal bestuur, waarbij Ronald Buijs als voorzitter is benoemd. Er is een verdeling van aandachtsgebieden die hierboven zijn vermeld. De onderwerpen missie, visie, strategie, public affairs en externe vertegenwoordiging worden door de bestuurders gezamenlijk opgepakt.

De taak en werkwijze van de raad van bestuur zijn, zoals jaarlijks gebruikelijk is, beoordeeld door de raad van toezicht. De raad van toezicht constateerde geen belangenverstrengeling tussen de raad van bestuur en de organisatie.

Goed bestuur: gedrag en cultuur

De Zorgcirkel hecht veel belang aan goed bestuur, met name de aspecten gedrag en cultuur.

Verantwoord en transparant
Bij goed bestuur hoort dat het bestuur verantwoording aflegt over beleid, kwaliteit, veiligheid, continuïteit en financiën, zoals is verwoord in het Kader Goed Bestuur. De raad van bestuur legt verantwoording af door middel van onder andere het jaarverslag (inclusief het kwaliteitsjaarverslag, te vinden op onze website), de jaarrekening en de beleidsmatige en financiële rapportages. Het jaarlijkse onkostenoverzicht van de raad van bestuur is ook op de website te vinden.

Verantwoording afleggen gebeurt ook tijdens het overleg met de raad van toezicht, de centrale cliëntenraad (CCR) en de ondernemingsraad (OR) en met de zorgverzekeraars, zorgkantoren, gemeenten en andere externe stakeholders. Andere manieren waarop verantwoording wordt afgelegd zijn bijvoorbeeld via deelname aan audits, inspectiebezoeken en visitaties, cliëntevaluatiegesprekken en vermeldingen op ZorgkaartNederland.

Open en integer
Het Kader Goed Bestuur bepaalt dat het bestuur open en integer is, leiderschap toont, zorgvuldig handelt en zich consistent gedraagt. Het bestuur draagt een duidelijke visie uit en handelt daar ook naar.

De raad van bestuur draagt zijn visie, waaronder zijn visie op leidinggeven (transformationeel leiderschap), op verschillende manieren uit. Onder andere tijdens de sessies met het strategieteam, bijeenkomsten met medewerkers, managementteam en regioteams en bijvoorbeeld in het reguliere overleg met de managers en regiodirecteuren en de medezeggenschapsorganen. De communicatie(stijl) van de raad van bestuur richting in- en externe stakeholders is open en laagdrempelig. Dit blijkt onder andere uit de door de raad van bestuur georganiseerde strategiesessies en de wijze van communiceren in vergaderingen, tijdens bijeenkomsten en op social media.

‘Samenwerken met andere organisaties’ is een van de strategische uitgangspunten van De Zorgcirkel. Om verantwoord samen te werken, toetsen we onze samenwerking met andere partijen regelmatig aan de mededingingsregels. Daarmee zorgen we dat we ons houden aan de regels voor eerlijke concurrentie en voorkomen we risico’s op dat gebied.

Omgevingsbewust en participatief
Conform het Kader Goed Bestuur is het bestuur voortdurend in dialoog met de interne toezichthouder (de raad van toezicht), de CCR, de OR, de VVAR (verpleegkundige en verzorgende adviesraad), de vakgroepen en de zorgverleners. Er is veelvuldig formeel en informeel overleg van raad van bestuur met raad van toezicht, medezeggenschapsorganen, management en zorgverleners, onder andere over de strategische koers. De raad van bestuur zoekt direct contact met medewerkers, onder meer door regelmatig met hen mee te lopen en door op de locaties zichtbaar te zijn.

Lerend en zelfreinigend
Zoals is vastgelegd in het Kader Goed Bestuur, verbetert het bestuur continu zijn prestaties en die van de organisatie en bevordert het bestuur een open werkklimaat.

De raad van bestuur heeft, naast tweewekelijks formeel overleg, tweewekelijks informeel overleg waarin de bestuurders op elkaar reflecteren. De raad van bestuur is laagdrempelig aanspreekbaar en stimuleert een open klimaat. De bestuurders houden hun deskundigheid op peil. Zo heeft een lid van de raad van bestuur het Programma voor Commissarissen en Toezichthouders (Erasmus Governance Institute) gevolgd. Ook nemen beiden deel aan intervisie en zijn zij opgenomen in het NVZD-register van geaccrediteerde zorgbestuurders. De bestuurders bespreken met enige regelmaat in ‘scenariosessies’ een bepaald thema of dilemma vanuit verschillende perspectieven, in een informele setting.

Aandacht voor het lerend vermogen van de organisatie, open klimaat en scholing en ontwikkeling van medewerkers blijkt bijvoorbeeld ook uit het Strategisch opleidingsplan, het management development-programma (MD) en het programma ‘Reflecteren werkt!’ waarbij medewerkers de kans krijgen zich verder te ontwikkelen met behulp van ontwikkel- en voortgangsgesprekken.

Een ander voorbeeld betreft het zogeheten ‘lerend netwerk’ dat De Zorgcirkel samen met Omring en Zorgbalans vormt. In dit netwerk leren we van en met elkaar. We wisselen kennis en informatie uit, zoals het kwaliteitsplan en -jaarverslag. Ook maken we kennis met elkaars organisatie. In het ‘Kwalifest’ is de gezamenlijke, lerende aandacht voor kwaliteit van zorg vastgelegd.

Om innovatie te realiseren, zijn vijf veranderprincipes geformuleerd: droom/doel; toegevoegde waarde voor de cliënt; de juiste mensen; ander perspectief en doen (snel doen, toetsen en leren).

Doelgericht en doelmatig
Het bestuur is doelgericht, gaat doelmatig en rechtmatig om met publieke middelen en zorgt voor een transparante bedrijfsvoering, zoals is bepaald in het Kader Goed Bestuur.

In de missie van De Zorgcirkel (de ‘WHY’) en de strategische koers is een aantal kernwaarden en doelen geformuleerd, onder andere met betrekking tot de behoefte van de cliënt en diens reisgezelschap en de eigen kracht van de medewerker. Uit het jaarverslag en de jaarrekening, de viermaandelijkse managementrapportages, de kaderbrief, het (meer)jaarplan, de begroting en de managementletter blijkt dat we doelgericht, doelmatig en rechtmatig met de middelen omgaan. Een verbeterpunt dat uit de managementletter 2020 van de externe accountant naar voren komt, betreft onder andere het nader uitwerken van de risk controlmatrix over alle processen.

Een voorbeeld van doelmatig omgaan met publieke middelen is de in september geactualiseerde richtlijn over de inhuur van externe deskundigen. Daarin zijn maximumbedragen vastgelegd waaraan bij de inhuur van externe deskundigen, zoals adviseurs of interim managers, voldaan dient te worden. Een ander voorbeeld betreft de deelname van De Zorgcirkel aan het inkoopverband SAIN, wat tot besparingen moet leiden.

Goed bestuur: systemen en resultaten

Kwaliteit en veiligheid
De Zorgcirkel heeft een visie op kwaliteit en veiligheid, die te lezen is in het Kwaliteitsplan 2020-2021. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden op het gebied van kwaliteit en veiligheid zijn duidelijk belegd. De voor 2021 geactualiseerde locatie plannen zijn in het verslagjaar vastgesteld.

De systemen die nodig zijn voor goed bestuur zijn uitgewerkt en aanwezig. Zo werkt De Zorgcirkel met een gecertificeerd kwaliteitssysteem, een risicomanagementsysteem, een systeem voor het melden van klachten, incidenten en calamiteiten en bijvoorbeeld interne audits en cliëntevaluatiegesprekken. De klachtenprocedure is in het verslagjaar aangepast voor wat betreft klachten in het kader van de Wet zorg en dwang (Wzd). Ook heeft De Zorgcirkel een klokkenluidersregeling en een externe vertrouwenspersoon integriteit. Daarnaast kunnen medewerkers onder andere terecht bij een externe vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen en zijn er twee externe vertrouwenspersonen voor cliënten in het kader van de Wzd.

Tevens beschikt De Zorgcirkel over een compliance-regeling inclusief verbeterplan en vindt compliance-overleg plaats. In dit overleg wordt erop toegezien dat nieuwe wet- en regelgeving en overheidsbeleid door de organisatie worden opgepakt.

De organisatie bevordert een cultuur waarin kwaliteit en veiligheid vanzelfsprekend zijn, onder andere met behulp van het programma persoonsgericht werken (PGW), het eerdergenoemde MD-programma, het multidisciplinair overleg (MDO), het interdisciplinair werken, de interne audits en bijvoorbeeld het in 2020 vastgestelde veiligheidsbeleid en beleidsplan ‘Vrijheid en veiligheid’ en het project vrijheid en veiligheid in het kader van de Wzd, dat aanhaakt bij het programma PGW.

Er is kwalitatief en kwantitatief voldoende personeel en materieel. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor het verlenen van goede zorg zijn duidelijk verdeeld. We streven naar een gebalanceerde mix van medewerkers om de gevraagde zorg aan cliënten te leveren, zo is te lezen in het Kwaliteitsplan 2020-2021. In 2020 is het project ‘herziening functiegebouw’ van start gegaan dat in 2021 verder wordt uitgevoerd.

De Zorgcirkel voert actief beleid op het functioneren en leren en ontwikkelen van medewerkers, onder andere door het eerdergenoemde reflectieprogramma voor medewerkers ‘Reflecteren werkt!’, de scholingsmogelijkheden van het Leerhuis, loopbaancoaching en bijvoorbeeld het in 2020 gestarte project Digivaardig.

Het bestuur houdt zich aan bestuurlijke en professionele, gedrags- en andere codes en veldnormen voor kwaliteit en veiligheid, zoals de Governancecode Zorg, het Kader Goed Bestuur, het Kwaliteitskader Verpleeghuiszorg en de Wet normering topinkomens (WNT).

Professionele bedrijfsvoering
Zoals is bepaald in het Kader Goed Bestuur, zorgt het bestuur volgens de eisen van de Wtzi (Wet toelating zorginstellingen) voor een professionele bedrijfsvoering. Jaarverslag en jaarrekening worden conform de Wtzi opgesteld en voor 1 juni gepubliceerd. De uitvoering van de aanbevelingen uit de managementletters van de externe accountant wordt door de raad van bestuur en (de auditcommissie van) de raad van toezicht gemonitord.

De manier waarop De Zorgcirkel haar treasuryactiviteiten uitvoert, zijn beschreven in het treasurystatuut. De raad van bestuur legt jaarlijks verantwoording af aan de raad van toezicht over het gevoerde treasurybeleid. De accountant beoordeelt jaarlijks de opzet, het bestaan en de werking van de AO/IB (administratieve organisatie/interne beheersing) van de treasuryprocessen, voor zover van belang in het kader van de jaarrekeningcontrole, en rapporteert eventuele bijzonderheden aan de raad van toezicht in de managementletter.

De financiers (banken, Waarborgfonds voor de Zorgsector) ontvangen begroting, jaarrekening, managementletter, accountantsverslag, strategisch vastgoedplan en managementrapportages. Het zorgkantoor krijgt de begroting en informatie over tussentijdse rapportages en resultaat. Toetsing/interne controle wordt verder vereenvoudigd door slimme inrichting van registraties en controleoverzichten vanuit het datawarehouse.

Correcte registratie en declaratie
Het bestuur handelt volgens geldende wet- en regelgeving over correct registreren en declareren en zorgt dat afspraken hierover worden nagekomen, zoals is vermeld in het Kader Goed Bestuur.

In het verslagjaar is het document ‘Correct registreren en declareren’ vastgesteld. Daarin is de visie van De Zorgcirkel op correct registreren en declareren beschreven, met de bijbehorende gewenste inrichting volgens de zogenoemde ‘three lines of defence’, inclusief een verbeterplan. In december is het besluit genomen om de in het document beschreven plannen uit te voeren. De uitvoering start in 2021.

Het bestuur ziet toe op een goede AO/IC (administratieve organisatie/interne controle), met als doel een juiste registratie en declaratie van de geleverde zorg. De Zorgcirkel geeft invulling aan de AO/IC op basis van de Kaderregeling AO/IC (voor de Wlz: Wet langdurige zorg), het ISO-protocol (voor de Wmo: Wet maatschappelijke ondersteuning) en beleidsregels van de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) voor de Zvw (Zorgverzekeringswet). De raad van bestuur ontvangt rapportages over de rechtmatigheid van de registratie en declaratie.

De IC-auditor valt onder de manager Finance & Control (F&C) en heeft de mogelijkheid van escalatie naar de raad van bestuur.

Transparantie
Zoals is bepaald in het Kader Goed Bestuur, biedt het bestuur mensen helderheid over zowel de zorgproducten en -diensten als over de tarieven, kwaliteit en wachttijden. Cliënten zijn dankzij transparante informatie in staat een afgewogen keuze te maken.

De Zorgcirkel beschikt over diverse vormen van informatie voor cliënten, zoals folders, brochures en de informatie op de website (Informatie over de zorgproducten en -diensten van De Zorgcirkel is te vinden in brochures die ook op de website staan.

Informatie over kwaliteit van zorg is op de website te vinden: onder andere in het Kwaliteitsplan en het (kwaliteits)jaarverslag, en in DigiMV, tevredenheidsonderzoeken, rapporten van de IGJ en op ZorgkaartNederland.

De locaties van De Zorgcirkel zijn online niet alleen vindbaar via de website van De Zorgcirkel maar ook op Google Maps.

Toegankelijke en betaalbare zorg
Uit de jaarrekening blijkt dat de geleverde zorg past binnen de budgettaire kaders zoals afgesproken met de zorgkantoren, zorgverzekeraars en gemeenten. Overigens zal de druk op de tarieven in de toekomst toenemen, onder andere in verband met doelmatigheidseisen.

Een datawarehouse is ingericht: CPM4Care. Het management heeft daarmee de beschikking over de juiste en samenhangende informatie om de kwaliteit en veiligheid en betaalbaarheid van de zorg te beoordelen. Naast maandelijkse rapportages, worden viermaandsrapportages opgesteld. Daarmee leggen regiodirectie en management aan de raad van bestuur (en de raad van bestuur aan de raad van toezicht) op vier gebieden verantwoording af: strategische koers, (meer)jaarplan, KPI’s (kritische prestatie-indicatoren) en risico’s. In de overlegstructuur op basis van het regiomodel en de planning- en controlcyclus vindt iedere viermaandsperiode een gesprek tussen regiodirectie/management en raad van bestuur over de viermaandsrapportage plaats.

Risico’s en kansen

Het is belangrijk vast te stellen welke risico’s De Zorgcirkel loopt en bereid is te nemen. In het risicomanagementmodel zijn de uitgangspunten voor risicomanagement geformuleerd. Ook is vermeld hoe risicomanagement bijdraagt aan sturing en besluitvorming. Het risicomodel is uitgewerkt in een risicoprofiel op basis van een inventarisatie van de belangrijkste risico’s.

De raad van bestuur heeft, na bespreking met de raad van toezicht, in november 2020 de volgende vijf (ten opzichte van 2020 deels nieuwe) toprisico’s voor 2021 vastgesteld:

1. Een uitbraak van het COVID-19-virus op meerdere locaties
2. Bedrijfsvoering
3. Kwaliteit leiderschap
4. Digitalisering (dataveiligheid/-beschikbaarheid en innovatie)
5. Vitaliteit medewerkers.

Aan de risico’s zijn eigenaren gekoppeld. Per risico is in kaart gebracht welke interne beheersmaatregelen (IBM) getroffen zijn of worden om het risico af te dekken, op welk niveau in de organisatie de IBM zijn geïmplementeerd, hoe en door wie het risico en de IBM worden gemonitord, aan wie de bevindingen worden teruggekoppeld en welke acties worden genomen naar aanleiding van de terugkoppeling.