Raad van toezicht

Samenstelling

De raad van toezicht van De Zorgcirkel bestond op 31 december 2020 uit de volgende leden: 

Toezichtvisie

Zoals bepaald in de Governancecode beschikt de raad van toezicht over een toezichtvisie: een visie op de wijze waarop de raad van toezicht het toezicht uitvoert. De visie is vertaald in een toezichtkader en een toetsingskader die onderdeel uitmaken van de toezichtvisie. De raad van toezicht zal de visie in 2021 evalueren en zo nodig actualiseren. De toezichtvisie staat op de website van De Zorgcirkel ().

Onafhankelijkheid, diversiteit en vakmanschap

De leden van de raad van toezicht zijn onafhankelijk en voorkomen elke schijn van vermenging van belangen. De raad van toezicht is divers samengesteld; de leden van de raad van toezicht hebben een verschillende achtergrond, aanvullende competenties en een of meer aandachtsgebieden/portefeuilles, zoals blijkt uit het bovenstaande overzicht. Kwaliteit, veiligheid en compliance zijn binnen de raad van toezicht belegd bij deskundige leden. De portefeuille waliteit en veiligheid is belegd bij de heer Holtslag en bij de commissie Kwaliteit en veiligheid van de raad van toezicht. Compliance en risicomanagement zijn belegd bij de raad van toezicht als geheel.

Scholing en ontwikkeling

De raad van toezicht werkt permanent aan zijn eigen ontwikkeling als team en aan de ontwikkeling van de afzonderlijke leden. In het kader van de collectieve deskundigheidsbevordering heeft de raad van toezicht in het verslagjaar een themabijeenkomst bijgewoond over externe ontwikkelingen die van invloed (kunnen) zijn op de strategie van De Zorgcirkel.

Ook zijn tijdens de vergaderingen van de raad van toezicht enkele themapresentaties gehouden: over de regio Zaanstreek door de regiodirecteur Zaanstreek en over Informatie, Informatievoorziening & ICT (II&I) door de manager II&I.

De volgende raadvantoezichtleden hebben in 2020 individuele scholing in het kader van hun toezichthoudende rol gevolgd:

Dialoog met belanghebbenden

Conform het Kader Goed Bestuur is de raad van toezicht in dialoog met belanghebbenden en weet wat in en om de organisatie speelt onder leidinggevenden, medewerkers en cliënten. De raad van toezicht wordt uitgenodigd voor specifieke bijeenkomsten en ontvangt relevante nieuwsbrieven. Ook legt de raad van toezicht bijvoorbeeld werkbezoeken af aan de locaties van De Zorgcirkel.

De raad van toezicht heeft een digitale bijeenkomst bijgewoond waarin medewerkers hun ervaringen van het werken tijdens de coronacrisis met de raad van toezicht hebben gedeeld.

Een afvaardiging van de raad van toezicht is in het verslagjaar twee keer bij het overleg van de raad van bestuur met de ondernemingsraad (OR) aangesloten en heeft een zogenoemd ‘benen op tafeloverleg’ met de OR gehad. Daarnaast heeft een afvaardiging van de raad van toezicht twee keer het overleg van de raad van bestuur met de centrale cliëntenraad (CCR) bijgewoond.

Zicht op de sturing

De raad van toezicht heeft zicht op de sturing van de organisatie en voorziet zich tijdig van informatie, zoals beschreven is in het informatieprotocol dat onderdeel uitmaakt van de toezichtvisie. De raad van toezicht beschikt daartoe over stuurinformatie, zoals kaderbrief, (meer)jaarplan, kwaliteitsplan, (meerjaren)begroting, (kwaliteits)jaarverslag, jaarrekening en financiële en beleidsmatige viermaandsrapportages. De raad van toezicht wordt ook geïnformeerd over bezoeken van de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd en eventuele calamiteiten. De raad van toezicht krijgt bij vastgoedontwikkelingen een uitgebreide businesscase voorgelegd. De raad van toezicht haalt de benodigde informatie ook op uit de eerdergenoemde dialoog met de inspraakorganen, presentaties van medewerkers en werkbezoeken. Voor de verantwoording over 2020 zijn beleidsmatige en financiële viermaandsrapportages opgesteld en in de vergadering van de raad van toezicht besproken.

Toezicht op risicomanagement

De raad van toezicht houdt toezicht op de kwaliteit van de zorgverlening en op de resultaten van de bedrijfsvoering. Daarbij kijkt de raad van toezicht niet alleen terug, maar ook vooruit naar kansen en risico’s voor de organisatie. In het kader van het risicomanagement heeft de raad van toezicht in de septembervergadering met de raad van bestuur van gedachten gewisseld over de toprisico’s voor 2021.

In de decembervergadering heeft de raad van toezicht vervolgens de door de raad van bestuur vastgestelde vijf toprisico’s inclusief eigenaren en maatregelen besproken, te weten: een uitbraak van het COVID-19-virus op meerdere locaties; bedrijfsvoering; kwaliteit van leiderschap; digitalisering (dataveiligheid/-beschikbaarheid en innovatie); vitaliteit van medewerkers. Ook komen de risico’s op het gebied van financiën, vastgoed en ICT, en kwaliteit en veiligheid regelmatig in de auditcommissie respectievelijk de commissie Kwaliteit & veiligheid aan de orde.

Aandacht voor netwerk- en ketenzorg

In het kader van de continuïteit, toegankelijkheid en betaalbaarheid van zorg kijkt de raad van toezicht over de grenzen van de organisatie heen. De raad van toezicht informeert zich over de verschillende samenwerkingsverbanden en netwerken waarin De Zorgcirkel deelneemt en de (zorg)ketens waar De Zorgcirkel onderdeel van uitmaakt.

In november hebben twee leden van de raad van toezicht van De Zorgcirkel en twee raad van toezichtleden van Omring samen met de bestuurders en bestuurssecretarissen deelgenomen aan een bijeenkomst in het kader van de alliantie tussen De Zorgcirkel en Omring. Aan de hand van enkele dilemma’s op drie samenwerkingsgebieden is gereflecteerd op het toezicht op die samenwerking. Afgesproken is om in 2021 de dialoog over dit thema voort te zetten.

Vergaderingen en bijeenkomsten

De raad van toezicht heeft in het verslagjaar zes reguliere vergaderingen gehouden en een extra vergadering in verband met de uitbraak van COVID-19.

De auditcommissie is zes keer bijeengeweest en de commissie kwaliteit en veiligheid vier maal. Ook heeft de raad van toezicht in november de (jaarlijkse) zelfevaluatie gehouden om zijn eigen functioneren te evalueren. Gekozen is om de zelfevaluatie in 2020 zonder externe begeleiding te doen. Afgesproken is dat in 2021 de zelfevaluatie met externe begeleiding plaatsvindt.

Besluiten

De raad van toezicht heeft in 2020 de volgende besluiten genomen:

• Goedkeuring van de verkoop/uitbesteding van de Cirkeldis aan Eetgemak
• Goedkeuring van het besluit om met Omring, Dijklander Ziekenhuis en Noordwest Ziekenhuisgroep samen te werken in het Regioplatform Noord-Holland Noord en in dat kader de samenwerkingsovereenkomst te sluiten
• Goedkeuring van de jaarrekening en het (kwaliteits)jaarverslag 2019 en verlening van decharge aan de raad van bestuur
• Benoeming van de heer Buys Ballot als lid raad van toezicht (en voorzitter van de commissie Kwaliteit & veiligheid) per 13 juli 2020 voor een tweede termijn van vier jaar, derhalve tot en met 13 juli 2024
• Goedkeuring van de begrotingskaders 2021
• Goedkeuring van het beleidsmatig deel van de kaderbrief 2021
• Goedkeuring van het besluit tot uitkering van de zorgbonus aan medewerkers in december 2020, vooruitlopend op de te ontvangen subsidie en in afwijking van de liquiditeitsnorm
• Vaststelling van de jaaragenda 2021 van de raad van toezicht
• Goedkeuring van het (meer)jaarplan De Zorgcirkel 2021
• Goedkeuring van de begroting De Zorgcirkel 2021
• Goedkeuring van de statutenwijziging Stichting De Zorgcirkel
• Vaststelling van de indeling van De Zorgcirkel voor 2021 in WNT-klasse V, vaststelling van de vergoeding van de voorzitter van de raad van toezicht van 23.175 euro, van de leden van de raad van toezicht van 15.450 euro en vaststelling van de vergoeding van de leden van de raad van bestuur van 206.000 euro.
• Goedkeuring van de businesscase Vernieuwing digitale werkplek.

Besproken onderwerpen

Tijdens de vergaderingen van de raad van toezicht kwamen naast de hierboven genoemde onderwerpen onder andere de volgende thema’s aan de orde: 

• Herijking strategie
• Organisatieontwikkeling
• Beleidsmatige en financiële rapportages
• Coronacrisis
• Regioplatform Noord-Holland Noord
• Accountantsverslag 2019
• Risicomanagement
• Regiovisie zorg voor ouderen Zaanstreek-Waterland
• Geactualiseerd Kader Goed Bestuur
• Management Development
• Managementletter 2020
• De Meermin/Vestia.

Honorering

De honorering van de leden van de raad van bestuur en de raad van toezicht voldoet aan de WNT (Wet normering topinkomens). De Zorgcirkel is voor 2020 ingedeeld in WNT-klasse V. Het bezoldigingsmaximum van de raad van toezicht is vastgesteld op 75 procent van het wettelijke bezoldigingsmaximum. Het wettelijke bezoldigingsmaximum voor leden van de raad van toezicht bedroeg 10 procent en voor de voorzitter van de raad van toezicht 15 procent van het voor De Zorgcirkel geldende bezoldigingsmaximum.