Samen Gezond Vooruit

Bij De Zorgcirkel willen we een goede kwaliteit van zorg leveren en een financieel gezonde bedrijfsvoering vinden wij daarvoor randvoorwaardelijk. Wil je als zorgorganisatie kunnen sturen op een gezonde financiële huishouding, dan moeten managers op alle niveaus inzicht hebben in hun financiën, legt Winanda van Nifterik uit. In 2020 is op dat vlak grote vooruitgang geboekt. Winanda is manager Financiën, Control & Inkoop a.i. van de afdeling sinds mei 2020.

Winanda: “De Zorgcirkel wilde meer inzicht en er lag bovendien een uitdaging de uitgaven beter in lijn te krijgen met de begroting. Als niet was ingegrepen, zou De Zorgcirkel aan het einde van 2020 in de rode cijfers zijn beland. Daarom kwam het bestuur, samen met het managementteam, al snel met Samen Gezond Vooruit met als doel een toekomstbestendige en gezonde bedrijfsvoering.

Eerst is gezocht naar een normeringsmodel om op locatieniveau inzicht te creëren. Winanda: “Met het Advisaris-model, een normeringsmodel voor de verpleeg- en verzorgingshuizen en thuiszorg (VVT), hebben we een aantal ontwikkelingen in kaart gebracht. Denk aan: hoeveel zorg iedere regio zou mogen leveren op basis van de zorgprofielen (voorheen zorgzwaarte), hoeveel arbeidsuren daar tegenover mogen staan hoeveel zorg er in realiteit geleverd werd. Zo heb je dus al snel inzicht in de vraag of je als regio in de pas loopt met de te besteden gelden.”

Interessant is dat de situatie in iedere regio weer anders is. Bij de ene regio is sprake van relatief weinig mensen in dienst en veel tijdelijke krachten. Bij de andere regio is het andersom. Ook gebeurt wel dat we meer zorg leveren dan waarvoor financiën binnenkomen. Bijvoorbeeld omdat het zorgprofiel van een cliënt is veranderd en we meer zorg zijn gaan leveren dan is aangevraagd bij de financier.

Met de regio’s zijn we gaan kijken naar twee sturingsmogelijkheden, legt Winanda uit. “Naast het aanvragen van de juiste zorgprofielen, kun je sturen op de inzet van tijdelijke krachten en je kunt sturen op mensen in loondienst, denk aan verminderen bij te veel formatie. Hoeveel mensen neem je in dienst en hoeveel mensen wil je inzetten voor ‘piek en ziek’? Je kunt daarmee schuiven om de planning te optimaliseren.”

Voor dit traject heeft de afdeling financiën intensief samengewerkt met de afdeling HR. Winanda: “De effecten meten we in euro’s, maar voor het anders leren roosteren van medewerkers en voor bijvoorbeeld vitaliteitsbeleid om het verzuimverlof terug te dringen, is de inbreng van HR noodzakelijk.” Deze integrale werkwijze is succesvol gebleken en wordt ook in 2021 voortgezet.

Samen Gezond Vooruit heeft ertoe geleid dat het jaar 2020 slechts met een klein verlies ten opzichte van de begroting is afgesloten. En het heeft geleid tot een gezonde begroting voor 2021. Er is bovendien meer bewustzijn in de hele organisatie over het belang van een gezonde bedrijfsvoering. Winanda: “Als manager moet je budgetverantwoordelijkheid kunnen nemen. Dus moet je zoveel mogelijk begroten op lokaal niveau, niet op regioniveau. Daar hebben we in 2020 veel aandacht aan besteed.”

Als managers willen we kunnen sturen op de toekomst, legt ze uit. “We hebben nu nieuwe rapportages waarmee we ook prognoses kunnen doen in plaats van alleen achteruitkijken. Waar nodig, geven we ook de lokale teams een advies aan welke knop gedraaid kan worden.” Het doel hiervan is nog zorgvuldiger sturen opdat het resultaat voor komende jaren geen rode cijfers meer laat zien.

Dat de toekomst niet eenvoudig is, is wel duidelijk. “De tarieven gaan naar beneden, de personeelslasten gaan als gevolg van onder andere cao-ontwikkelingen en wijzigingen van sociale lasten omhoog. Daar bovenop komt een grotere vraag naar ouderenzorg die we als gevolg van de krappe arbeidsmarkt met minder mensen moeten leveren. We staan voor een transitie naar meer gebruik van technologie. Een uitdagend verandertraject.”

Samen Gezond Vooruit en de regio Purmerend

Samen Gezond Vooruit had ook voor de regio Purmerend de nodige consequenties, vertelt Arjan. “We hebben soms pijnlijke beslissingen moeten nemen. Wil je als manager verantwoordelijk zijn voor de financiële resultaten van jouw team of regio, dan wil je zodanig inzicht en controle hebben op je uitgaven en inkomsten dat je de kwaliteit van zorg kunt waarborgen. Er is in 2020 hard gewerkt om grip te krijgen op de bedrijfsvoering, het is ons met elkaar gelukt weer in balans te raken en met een gezonde begroting voor te sorteren op 2021.” Een belangrijke leidraad zijn de normen waar De Zorgcirkel nu mee werkt. Arjan Baan, regiodirecteur van Purmerend: “We weten nu bij welke cliënten welk zorgprofiel (voorheen zorgzwaarte) hoort, hoeveel uren zorg we daarvoor budgettair kunnen leveren en hoe we hierop kunnen sturen”

In 2020 is in de regio Purmerend voor het eerst gewerkt met een nieuw instrument, de Zorgscorekaart. Een methode waarbij een externe consultant met een team om de tafel gaat zitten en in kaart brengt welke cliënten het team heeft, welke zorg en ondersteuning daarbij nodig zijn en of de financiering daarvoor de juiste is. En als het niet klopt, dan zoeken ze ook uit hoe dat komt. Een heel mooi instrument, zegt Arjan enthousiast. “De resultaten presenteert het team aan hun eigen manager. Met elkaar wordt een plan van aanpak opgesteld. De resultaten en het plan van aanpak worden gedragen door het team. Het is hierdoor vanzelfsprekender om je verantwoordelijk te voelen voor de bedrijfsmatige kant van de zorg, eigenaarschap te ervaren.”

Bij een team kwam als resultaat naar voren dat voor een derde van de cliënten de geleverde zorg en indicatie goed matchten, voor een derde kon de indicatie omhoog en voor een derde bleek dat het team te veel of op ongeschikte momenten zorg bood en daarmee misschien zelfs in bepaalde situaties de zelfstandigheid van cliënten in de weg stond. Arjan: “Maar dat was op één locatie, op iedere locatie blijkt de situatie weer anders. Er kan bijvoorbeeld ook uitkomen dat medewerkers te hoog gekwalificeerd zijn in relatie tot de zorgprofielen, of juist te laag.”

Voor 2021 gaat de regio Purmerend hier zeker mee door. Samen Gezond Vooruit is immers geen eenmalig streven. Op eigenaarschap en verantwoordelijkheid is de begroting voor 2021 met alle managers vastgesteld. Arjan: “We gaan bovendien masterclasses bedrijfsvoering opzetten voor alle managers. Aan een gezonde financiële huishouding kan en moet echt iedereen bijdragen.”

Ik heb een vraag

Hoe kunnen wij jou helpen?
Onderwerp is verplicht!
Onderwerp is verplicht!
Vraag is verplicht!
Hoe kunnen wij jou bereiken?
Voornaam is verplicht!
Achternaam is verplicht!
Telefoonnummer is verplicht!
Geldig e-mailadres is verplicht!
This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply..