Ondernemingsraad
Samenstelling en deskundigheid
De Zorgcirkel heeft een ondernemingsraad (OR) met 17 zetels. De samenstelling van de OR was in 2019 als volgt:
Joan Idzenga (voorzitter), Joke Havik (vicevoorzitter), Katinka Boef (lid dagelijks bestuur), Ilse Arxhoek (per 1 juni), Jacqueline Burghouts, Corine van Dam (tot 1 maart), Wesley van Dekken (tot 14 mei), Marianne de Groot, Jolanda Hasselbaink (tot 3 juli), Richard de Jager, Karin Koek-Bloemendaal, Mirjam Nagtzaam (van 11 september tot 2 december), Gerard Mesman (per 11 september), Ted Oud, Marjan Pema, Margriet Smit, Carola Stam (per 1 juni), Saskia Veldhuis, Mary de Vet (per 1 mei), Danny de Wit en Gerda Wulf. De OR wordt ondersteund door ambtelijk secretaris Ingrid Gorter.
Om aan te sluiten op het regiomodel heeft de OR zeven werkgroepen: zes regionale werkgroepen en één werkgroep ondersteuningslint. In iedere werkgroep zitten twee of drie OR-leden. De werkgroepen houden contact met en zorgen voor input en informatie vanuit en richting de achterban (de medewerkers in de regio’s en het ondersteuningslint) en de (regio)directeuren. De werkgroepen hadden in 2019 frequent overleg met de directeuren van de vijf regio’s, de GRZ (geriatrische revalidatiezorg) en het ondersteuningslint.
Naast de werkgroepen, heeft de OR vier onderdeelcommissies (OC’s) ingesteld om de werklast van de werkgroep ondersteuningslint te verlichten en de OR-leden de mogelijkheid te geven zich te specialiseren. In iedere OC zitten vier tot vijf OR-leden uit zowel de regio’s als het ondersteuningslint. Het betreft de volgende OC’s:
- Financiën en ICT
- Algemene Zaken
- Arbeidsvoorwaarden
- Arbeidsomstandigheden
De OR-leden komen wekelijks bij elkaar voor overleg. Iedere zes weken vindt, voorafgaand aan de reguliere overlegvergadering van de raad van bestuur met de OR, een agendaoverleg plaats van de bestuursvoorzitter en -secretaris met het dagelijks bestuur van de OR. Ook is in 2019 twee keer (in juni en oktober) een zogeheten artikel 24 WOR-vergadering (Wet op de Ondernemingsraden) gehouden in aanwezigheid van leden van de raad van toezicht. Tevens heeft de OR met de raad van toezicht in oktober een zogenoemd ‘benen op tafeloverleg’ gehad.
De OR geeft regelmatig een nieuwsbrief uit voor medewerkers over de ontwikkelingen, de advies- en instemmingsaanvragen en de afspraken die de OR met de raad van bestuur en de managers/directeuren heeft gemaakt.
De afspraak tussen de raad van bestuur en de OR is dat de OR betrokken wordt in project- en stuurgroepen, onder andere over (thema’s uit) de strategische koers. Ook neemt de OR deel aan bijeenkomsten voor medewerkers in het kader van de advies- en instemmingstrajecten. De OR organiseert na ontvangst van een adviesaanvraag een achterbanbijeenkomst voor de betreffende medewerkers, om hen de gelegenheid te geven input te leveren op een voorgenomen organisatiewijziging en de procedure en het tijdpad toe te lichten.
In februari heeft een bijeenkomst plaatsgevonden over het thema ‘medezeggenschap in het regiomodel’, waarbij de leden van de OR, het managementteam en de raad van bestuur aanwezig waren. Onderwerpen die aan de orde kwamen, waren: het besturings- en medezeggenschapsmodel, de Wet op de ondernemingsraden (advies/instemming), besluitvorming en begeleiding bij verandertrajecten, de casus reorganisatie regio Egmond-Heiloo en samenwerking(safspraken) tussen de OR (werkgroepen) en het management.
Besproken onderwerpen en adviezen
In het verslagjaar heeft de OR advies gegeven met betrekking tot voorgenomen besluiten over de volgende onderwerpen:
- Verkoop van de Cirkeldis en uitbesteding van de maaltijden
- Organisatiewijziging Eetcafé locatie Triton
- Wijziging aansturing facilitaire dienst kleine locaties regio Alkmaar
- Wijziging functies regiomanager en manager GRZ
- Intensivering samenwerking De Zorgcirkel en Omring (inclusief raamovereenkomst)
- Kaderbrief 2020
- Leidinggevende structuur regio Zaanstreek
- Overname van Stichting Respijtzorg Alkmaar
- Reorganisatie afdeling Vastgoed
- Visiedocument verpleegkundig specialist
- Horeca locatie De Vleugels regio Alkmaar
- VPT (Volledig pakket thuis) regio Edam-Volendam.
De OR adviseerde in alle gevallen positief, waarbij de OR altijd aandachtspunten en kanttekeningen in het advies opneemt.
De OR heeft zich in 2019 wat betreft onderstaande onderwerpen onthouden van advies:
- Reorganisatie dienst Geestelijke verzorging
- Horeca locatie De Mieuwijdt
- Wijziging structuur Zorgverkoop.
De voorgenomen besluiten over de onderstaande onderwerpen zijn ter instemming aan de OR voorgelegd, waarbij de OR in alle gevallen zijn instemming heeft gegeven:
- Beleid cameratoezicht (inclusief twee procedures inzage in camerabeelden)
- ‘Reflecteren Werkt’
- Strategisch opleidingsplan
In 2019 zijn, naast de bovengenoemde advies- en instemmingsaanvragen, onder andere de volgende thema’s in het overleg tussen de raad van bestuur en de OR besproken:
- Innovatiethermometer
- Strategisch plan innovatie, informatievoorziening & ICT
- Evaluatie zomergratificatie en personeelsplanning zomer 2019
- Persoonsgericht werken (PGW)
- (Meer)jaarplan 2019 en 2020
- Ontwikkeltraject locatie Triton
- Management development-programma (MD)
- Presentatie functionaris gegevensbescherming over de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) en het ECD (elektronisch cliëntdossier)
- Functiehuis
- Functie medewerker gastvrijheid
- Risicomanagement
- Samenwerking van de regio’s met de OR (werkgroepleden)
- Optimaliseren medewerkerstevredenheid
- Thuiszorg Purmerend
- Ontwikkelingen (regionalisering) Technische dienst
- Beleidsmatige en financiële viermaandsrapportages
- Presentatie HRM-adviseur over het Loopbaanloket
- Tempo veranderingen in de organisatie.
De OR heeft in juli een tweedaagse training georganiseerd, waarbij (naast teambuilding) de volgende thema’s aan de orde kwamen: gespreks- en communicatietechnieken; onderhandelen; teamrollen Belbin; evaluatie regiostructuur; oefenen met dynamiek in gesprekken met de regiodirecteuren. De bestuursvoorzitter en -secretaris namen deel aan het onderdeel van het programma waarbij de evaluatie van de regiostructuur aan de orde kwam.