Raad van bestuur

De tweehoofdige raad van bestuur voert zijn taak uit als collegiaal bestuur, waarbij Ronald Buijs als voorzitter is benoemd. Er is een verdeling van aandachtsgebieden die hierboven zijn vermeld. De onderwerpen missie, visie, strategie, public affairs en externe vertegenwoordiging worden door beide bestuurders gezamenlijk opgepakt.

De taak en werkwijze van de raad van bestuur zijn, zoals jaarlijks gebruikelijk is, beoordeeld door de raad van toezicht. De raad van toezicht constateerde geen belangenverstrengeling tussen de raad van bestuur en de organisatie.

Goed bestuur: gedrag en cultuur

De Zorgcirkel hecht veel belang aan goed bestuur, met name de aspecten gedrag en cultuur.

Verantwoord en transparant

Bij goed bestuur hoort dat het bestuur verantwoording aflegt over beleid, kwaliteit, veiligheid, continuïteit en financiën, zoals is verwoord in het Kader Goed Bestuur. De raad van bestuur legt verantwoording af door middel van onder andere het jaarverslag (inclusief het kwaliteitsjaarverslag, te vinden op onze website: zorgcirkel.nl) en de jaarrekening.

Verantwoording afleggen gebeurt ook tijdens het overleg met de raad van toezicht, de centrale cliëntenraad (CCR) en de ondernemingsraad (OR) en met de zorgverzekeraars, zorgkantoren, gemeenten en andere externe stakeholders. Andere manieren waarop verantwoording wordt afgelegd zijn bijvoorbeeld via deelname aan audits, inspectiebezoeken en visitaties en vermeldingen op ZorgkaartNederland (zorgkaartnederland.nl).

Open en integer

Het Kader Goed Bestuur bepaalt dat het bestuur open en integer is, leiderschap toont, zorgvuldig handelt en zich consistent gedraagt. Het bestuur draagt een duidelijke visie op leidinggeven uit en handelt daar ook naar.

De raad van bestuur draagt zijn visie op leidinggeven (transformationeel leiderschap) op diverse manieren uit. Onder andere tijdens bijeenkomsten met medewerkers, managementteam en regioteams en bijvoorbeeld het reguliere overleg met de managers en regiodirecteuren. De communicatie(stijl) van de raad van bestuur richting in- en externe stakeholders is open en laagdrempelig. Dit blijkt onder andere uit de door de raad van bestuur georganiseerde strategiesessies en de wijze van communiceren in vergaderingen, tijdens bijeenkomsten en op social media.

‘Samenwerken met andere organisaties’ is een van de strategische uitgangspunten van De Zorgcirkel. Om verantwoord samen te werken, toetsen we onze samenwerking met andere partijen regelmatig aan de mededingingsregels. Daarmee zorgen we dat we ons houden aan de regels voor eerlijke concurrentie en voorkomen we risico’s op dat gebied.

Omgevingsbewust en participatief

Conform het Kader Goed Bestuur is het bestuur voortdurend in dialoog met de interne toezichthouder (de raad van toezicht), de CCR, de OR, de VVAR (verpleegkundige en verzorgende adviesraad), de vakgroepen en de zorgverleners. Er is veelvuldig formeel en informeel overleg van raad van bestuur met raad van toezicht, medezeggenschapsorganen, management en zorgverleners, onder andere over de strategische koers. De raad van bestuur zoekt direct contact met medewerkers, onder meer door regelmatig met hen mee te lopen en door op de locaties zichtbaar te zijn.

De raad van bestuur participeert tevens actief in diverse externe netwerken, zoals de branchevereniging ActiZ (onder andere de kerngroep Revalidatie en Herstel), de SIGRA, de NVZD, het Vilans-netwerk Frisse Blik, UNO, ZW-plus, lokale netwerken met betrekking tot de subacute keten ouderenzorg, het lerend netwerk met Omring en Zorgbalans, het directeurenoverleg en de bestuurstafel.

Lerend en zelfreinigend

Zoals is vastgelegd in het Kader Goed Bestuur, verbetert het bestuur continu zijn prestaties en die van de organisatie en bevordert het bestuur een open werkklimaat.

De raad van bestuur heeft, naast formeel tweewekelijks overleg, tweewekelijks informeel overleg waarin de bestuurders op elkaar reflecteren. De raad van bestuur is laagdrempelig aanspreekbaar en stimuleert een open klimaat. De bestuurders houden hun deskundigheid op peil. Zo heeft de voorzitter raad van bestuur in het verslagjaar bijvoorbeeld de sessie ‘Boardroom dynamics’ van de NVTZ gevolgd. Ook nemen beiden deel aan intervisie en zijn zij opgenomen in het NVZD-register van geaccrediteerde zorgbestuurders. De bestuurders zijn in het verslagjaar gestart met ‘scenariosessies’ waarbij zij een bepaald thema of dilemma vanuit verschillende perspectieven, in een informele setting, bespreken.

Aandacht voor het lerend vermogen van de organisatie, open klimaat en scholing en ontwikkeling van medewerkers blijkt bijvoorbeeld ook uit het Strategisch opleidingsplan dat in het verslagjaar is vastgesteld, het tweejarige management development-programma dat in 2019 van start is gegaan en de introductie van het programma ‘Reflecteren werkt!’ waarbij medewerkers de kans krijgen zich verder te ontwikkelen met behulp van ontwikkel- en voortgangsgesprekken.

Een ander voorbeeld betreft het zogeheten ‘lerend netwerk’ dat De Zorgcirkel samen met Omring en Zorgbalans vormt. In dit netwerk leren we van en met elkaar. We wisselen kennis en informatie uit, zoals het kwaliteitsplan en -jaarverslag. Ook maken we kennis met elkaars organisatie. In het ‘Kwalifest’ is de gezamenlijke, lerende aandacht voor kwaliteit van zorg vastgelegd. Ook organiseren we jaarlijks een ‘Kwalifestival’, waarvoor medewerkers, vrijwilligers en vertegenwoordigers van medezeggenschap en raad van toezicht worden uitgenodigd.

Om tot innovatie te komen, zijn vijf veranderprincipes geformuleerd: droom/doel; toegevoegde waarde voor de cliënt; de juiste mensen; ander perspectief en doen (snel doen, toetsen en leren).

Doelgericht en doelmatig

Het bestuur is doelgericht, gaat doelmatig en rechtmatig om met publieke middelen en zorgt voor een transparante bedrijfsvoering, zoals is bepaald in het Kader Goed Bestuur.

In de visie van De Zorgcirkel (de ‘WHY’) en de strategische koers is een aantal kernwaarden en doelen geformuleerd, onder andere met betrekking tot de behoefte van de cliënt en diens reisgezelschap en de eigen kracht van de medewerker. Uit het jaarverslag en de jaarrekening, de viermaandelijkse managementrapportages, de kaderbrief, het (meer)jaarplan, de begroting en de managementletter blijkt dat we doelgericht, doelmatig en rechtmatig met de middelen omgaan. Verbeterpunten die uit de managementletter 2019 van de externe accountant naar voren komen, betreffen onder andere de sturingsinformatie, het control framework voor IT en zorgprocessen, de onderhoudskosten, de thuiszorg en de Cirkeldis.

Een voorbeeld van doelmatig omgaan met publieke middelen is de richtlijn met betrekking tot de inhuur van externe deskundigen. Daarin zijn maximumbedragen vastgelegd waaraan bij de inhuur van externe deskundigen, zoals externe adviseurs of interimmers, voldaan dient te worden. Een ander voorbeeld betreft de deelname van De Zorgcirkel aan het inkoopverband SAIN, wat tot besparingen moet leiden.

Goed bestuur: systemen en resultaten

De systemen die nodig zijn voor goed bestuur zijn uitgewerkt en aanwezig. Zo heeft De Zorgcirkel visiedocumenten, een gecertificeerd kwaliteitssysteem, een risicomanagementsysteem, gedragscodes, een klokkenluidersregeling, informatie- en controlesystemen en werkwijzen voor het open communiceren van resultaten.

Ook is in het verslagjaar een complianceregeling ‘Verantwoord werken binnen De Zorgcirkel’ inclusief verbeterplan opgesteld en vindt compliance-overleg plaats onder voorzitterschap van de manager Finance & control (F&C) in zijn rol als compliance-officer. Het compliance-overleg ziet erop toe dat nieuwe wet- en regelgeving en overheidsbeleid door de organisatie worden opgepakt.

Ordelijke en controleerbare bedrijfsvoering

Zoals is bepaald in het Kader Goed Bestuur, zorgt het bestuur conform de eisen van de Wtzi (Wet toelating zorginstellingen) voor een ordelijke en controleerbare bedrijfsvoering. Jaarverslag en jaarrekening worden conform de Wtzi opgesteld en voor 1 juni gepubliceerd. De uitvoering van de aanbevelingen uit de managementletters van de externe accountant wordt door de raad van bestuur en (de auditcommissie van) de raad van toezicht gemonitord.

De manier waarop De Zorgcirkel haar treasuryactiviteiten uitvoert, zijn beschreven in het treasurystatuut. De raad van bestuur legt jaarlijks verantwoording af aan de raad van toezicht over het gevoerde treasurybeleid. De accountant beoordeelt jaarlijks de opzet, het bestaan en de werking van de AO/IB (administratieve organisatie/interne beheersing) van de treasuryprocessen, voor zover van belang in het kader van de jaarrekeningcontrole, en rapporteert eventuele bijzonderheden aan de raad van toezicht in de managementletter.

De financiers (banken, Waarborgfonds voor de Zorgsector) ontvangen begroting, jaarrekening, managementletter, accountantsverslag, strategisch vastgoedplan en managementrapportages. Het zorgkantoor krijgt de begroting en informatie over tussentijdse rapportages en resultaat. Toetsing/interne controle wordt verder vereenvoudigd door slimme inrichting van registraties en het bouwen van controleoverzichten vanuit het datawarehouse.

Correcte registratie en declaratie

Het bestuur handelt volgens geldende wet- en regelgeving over correct registreren en declareren en zorgt dat afspraken hierover worden nagekomen, zoals is vermeld in het Kader Goed Bestuur.

De processen zijn van indicatie tot en met declaratie beschreven. Declaratie loopt via IWLZ (het registratiesysteem voor de Wlz: Wet langdurige zorg) en IWMO (het systeem voor de Wmo: Wet maatschappelijke ondersteuning), met controle door de zorgkantoren/-verzekeraars en gemeenten.

Het bestuur ziet toe op een goede AO/IC (administratieve organisatie/interne controle), met als doel een juiste registratie en declaratie van de geleverde zorg. De Zorgcirkel geeft invulling aan de AO/IC op basis van de Kaderregeling AO/IC (voor de Wlz: Wet langdurige zorg) en het ISO-protocol (voor de Wmo: Wet maatschappelijke ondersteuning). De raad van bestuur ontvangt rapportages over de rechtmatigheid van de registratie en declaratie.

De IC-auditor valt onder de manager Finance & control (F&C) en heeft de mogelijkheid van escalatie naar de raad van bestuur.

Transparantie

Zoals is bepaald in het Kader Goed Bestuur, biedt het bestuur burgers helderheid over zowel de zorgproducten en -diensten als over de tarieven, kwaliteit en wachttijden. Cliënten zijn dankzij transparante informatie in staat een afgewogen keuze te maken.

De Zorgcirkel beschikt over diverse vormen van informatie voor cliënten, zoals folders, brochures en de informatie op de website (zorgcirkel.nl). Informatie over de zorgproducten en -diensten van De Zorgcirkel is te vinden in brochures die ook op de website staan.

De jaarlijkse aanpassing van de prijzen van de facilitaire diensten/restauratieve verstrekkingen gaat voor advies naar de CCR en treedt in werking per 1 april. Informatie over kwaliteit van zorg is op de website te vinden: in het jaarverslag, DigiMV, tevredenheidsonderzoeken, rapporten van de IGJ en op ZorgkaartNederland.

De locaties van De Zorgcirkel zijn online niet alleen vindbaar via de website van De Zorgcirkel maar ook op Google Maps.

Toegankelijke en betaalbare zorg

Uit de jaarrekening blijkt dat de geleverde zorg past binnen de budgettaire kaders zoals afgesproken met de zorgkantoren, zorgverzekeraars en gemeenten. Overigens zal de druk op de tarieven in de toekomst toenemen, onder andere in verband met doelmatigheidseisen.

Een datawarehouse (DWH) is ingericht: CPM4Care. Het management heeft daarmee de beschikking over de juiste en samenhangende informatie om de kwaliteit en veiligheid en betaalbaarheid van de zorg te beoordelen. Naast maandelijkse rapportages, worden viermaandsrapportages opgesteld. Daarmee legt het management aan de raad van bestuur (en de raad van bestuur aan de raad van toezicht) op vier gebieden verantwoording af: strategische koers, (meer)jaarplan, KPI’s (kritische prestatie-indicatoren) en risico’s. In de overlegstructuur op basis van het regiomodel en de planning- en controlcyclus vindt iedere viermaandsperiode een gesprek tussen management en raad van bestuur over de viermaandsrapportage plaats.

Risico’s en kansen

Het is belangrijk vast te stellen welke risico’s De Zorgcirkel loopt en bereid is te nemen. In het risicomanagementmodel zijn de uitgangspunten voor risicomanagement geformuleerd. Ook is vermeld hoe risicomanagement bijdraagt aan sturing en besluitvorming. Het risicomodel is uitgewerkt in een risicoprofiel op basis van een inventarisatie van de belangrijkste risico’s.

De raad van bestuur heeft, na bespreking met de raad van toezicht, in september 2019 de volgende vijf (ten opzichte van 2018 deels nieuwe) toprisico’s vastgesteld:

1. Kwaliteitsgelden
2. Thuiszorg
3. Kwaliteit leiderschap
4. Krappe arbeidsmarkt
5. Netwerkstabiliteit (in verband met de dynamiek in de regio’s)

Aan de risico’s zijn eigenaren gekoppeld. Per risico is in kaart gebracht welke interne beheersmaatregelen (IBM) getroffen zijn of worden om het risico af te dekken, op welk niveau in de organisatie de IBM zijn geïmplementeerd, hoe en door wie het risico en de IBM worden gemonitord, aan wie de bevindingen worden teruggekoppeld en welke acties worden genomen naar aanleiding van de terugkoppeling.