Samen Gezond Vooruit

Bij De Zorgcirkel willen we een goede kwaliteit van zorg leveren en een financieel gezonde bedrijfsvoering vinden wij daarvoor randvoorwaardelijk. Wil je als zorgorganisatie kunnen sturen op een gezonde financiële huishouding, dan moeten managers op alle niveaus inzicht hebben in hun financiën, legt Winanda van Nifterik uit. In 2020 is op dat vlak grote vooruitgang geboekt. Winanda is manager Financiën, Control & Inkoop a.i. van de afdeling sinds mei 2020.

Winanda: “De Zorgcirkel wilde meer inzicht en er lag bovendien een uitdaging de uitgaven beter in lijn te krijgen met de begroting. Als niet was ingegrepen, zou De Zorgcirkel aan het einde van 2020 in de rode cijfers zijn beland. Daarom kwam het bestuur, samen met het managementteam, al snel met Samen Gezond Vooruit met als doel een toekomstbestendige en gezonde bedrijfsvoering.

Eerst is gezocht naar een normeringsmodel om op locatieniveau inzicht te creëren. Winanda: “Met het Advisaris-model, een normeringsmodel voor de verpleeg- en verzorgingshuizen en thuiszorg (VVT), hebben we een aantal ontwikkelingen in kaart gebracht. Denk aan: hoeveel zorg iedere regio zou mogen leveren op basis van de zorgprofielen (voorheen zorgzwaarte), hoeveel arbeidsuren daar tegenover mogen staan hoeveel zorg er in realiteit geleverd werd. Zo heb je dus al snel inzicht in de vraag of je als regio in de pas loopt met de te besteden gelden.”

Interessant is dat de situatie in iedere regio weer anders is. Bij de ene regio is sprake van relatief weinig mensen in dienst en veel tijdelijke krachten. Bij de andere regio is het andersom. Ook gebeurt wel dat we meer zorg leveren dan waarvoor financiën binnenkomen. Bijvoorbeeld omdat het zorgprofiel van een cliënt is veranderd en we meer zorg zijn gaan leveren dan is aangevraagd bij de financier.

Met de regio’s zijn we gaan kijken naar twee sturingsmogelijkheden, legt Winanda uit. “Naast het aanvragen van de juiste zorgprofielen, kun je sturen op de inzet van tijdelijke krachten en je kunt sturen op mensen in loondienst, denk aan verminderen bij te veel formatie. Hoeveel mensen neem je in dienst en hoeveel mensen wil je inzetten voor ‘piek en ziek’? Je kunt daarmee schuiven om de planning te optimaliseren.”

Voor dit traject heeft de afdeling financiën intensief samengewerkt met de afdeling HR. Winanda: “De effecten meten we in euro’s, maar voor het anders leren roosteren van medewerkers en voor bijvoorbeeld vitaliteitsbeleid om het verzuimverlof terug te dringen, is de inbreng van HR noodzakelijk.” Deze integrale werkwijze is succesvol gebleken en wordt ook in 2021 voortgezet.

Samen Gezond Vooruit heeft ertoe geleid dat het jaar 2020 slechts met een klein verlies ten opzichte van de begroting is afgesloten. En het heeft geleid tot een gezonde begroting voor 2021. Er is bovendien meer bewustzijn in de hele organisatie over het belang van een gezonde bedrijfsvoering. Winanda: “Als manager moet je budgetverantwoordelijkheid kunnen nemen. Dus moet je zoveel mogelijk begroten op lokaal niveau, niet op regioniveau. Daar hebben we in 2020 veel aandacht aan besteed.”

Als managers willen we kunnen sturen op de toekomst, legt ze uit. “We hebben nu nieuwe rapportages waarmee we ook prognoses kunnen doen in plaats van alleen achteruitkijken. Waar nodig, geven we ook de lokale teams een advies aan welke knop gedraaid kan worden.” Het doel hiervan is nog zorgvuldiger sturen opdat het resultaat voor komende jaren geen rode cijfers meer laat zien.

Dat de toekomst niet eenvoudig is, is wel duidelijk. “De tarieven gaan naar beneden, de personeelslasten gaan als gevolg van onder andere cao-ontwikkelingen en wijzigingen van sociale lasten omhoog. Daar bovenop komt een grotere vraag naar ouderenzorg die we als gevolg van de krappe arbeidsmarkt met minder mensen moeten leveren. We staan voor een transitie naar meer gebruik van technologie. Een uitdagend verandertraject.”